Instrumenten, materialen, papier en zelfs apparatuur die niet meer worden gebruikt, is rommel. Misschien heb je er wel moeite mee om het op te ruimen. Er zijn echter 4 redenen waarom je dat nu wil veranderen.
De kosten van rommel zijn hoog
Rommel kost tijd: tijd om te zoeken naar de spullen die je nodig hebt. Dit geldt niet alleen voor dat ene instrument dat je niet vaak gebruikt maar af en toe wel heel handig is. Het geldt ook voor het onderhoudscontract dat je nu nodig hebt, dat artikel dat je aan je collega wilde laten zien of het verslag van het functioneringsgesprek waarop je zou reageren.
Dichtslibbende kasten en laden zorgen ervoor dat je andere plekken gaat gebruiken en daarom vind je op een gegeven moment dezelfde voorraad op 3 verschillende plaatsen. Dat is niet alleen storend maar is ook de oorzaak van het feit dat er (nog) meer wordt besteld. Als een assistente snel iets nodig heeft, is er geen tijd om op 3 plekken te kijken. Daarnaast was ze misschien niet eens op de hoogte van de meest recente opbergplek!
Makkelijk selecteren in 3 stappen
Met name in het voorjaar, met zijn vele vrije dagen en bezigheden buien de praktijk, is er vast een (halve) dag te plannen dat het team gezamenlijke de mouwen kan opstropen voor een opruimdag. Maak een plan om elke kast en lade op de volgende manier aan te pakken:
- leg de spullen apart die nuttig zijn of zeker bewaard moeten worden
- spullen die veilig weggegooid kunnen worden, verzamel je in lege bananendozen (met dank aan de supermarkt!) en gaan naar de stort. Verzamel spullen die naar het chemisch afval moeten apart.
- Sorteer de materialen/ instrumenten die je kunt weggeven of verkopen. Denk hierbij niet alleen aan collega’s maar ook aan hobbyisten die heel blij zijn met (fijn) instrumentarium of materialen.
Opruimen is een eerste stap naar organiseren
Hoe mooi kan het zijn? Eerst opruimen en dan meteen doorpakken en beslissen of de bestaande indeling de meest efficiënte indeling was. Een handige regel die ik altijd gebruik is: “vorm volgt functie”. Eerst bedenken welke spullen waar opgeborgen moeten worden. Het is niet logisch om grote voorraden disposables in de behandelkamer te bewaren of de voorraadzak met speelgoed voor kleine kinderen in het kastje naast de assistente. Bespreek en beslis wat je vlakbij of voor het grijpen wil hebben, welke materialen wel op de kamer maar niet perse onder handbereik moeten liggen en welke rustig in de grote voorraadkast op de gang, in de kelder of op zolder kunnen. Als je weet wat er in die bepaalde kast of lade opgeborgen moet worden dan kun je de meest optimale indeling maken. Grijp de kans om ook in de kast of lade de zaken meteen goed te organiseren met de juiste opbergmaterialen (ladeverdelers, opbergdozen).
Opruimen geeft energie
Een flinke opruim- en schoonmaakbeurt geeft energie. De voorjaarsschoonmaak werd hier vroeger ook voor gebruikt. Energie om met elkaar de klus te klaren, energie voor nieuwe uitdagingen, maar ook de energie om het eens anders te doen dan wat je gewend was. Door het opruimen is letterlijk en figuurlijk ruimte ontstaan. Bedenk maar eens waar je die het allerliefst mee zou willen vullen?