Agendaplanning voor de tandarts/manager

Agendaplanning voor de tandarts/manager

Het aantal praktijkmanagers in tandartspraktijken blijft groeien maar er zijn nog steeds heel veel praktijken waar de tandarts zelf het management van de praktijk doet. Eén van de aandachtspunten in de organisatie van de praktijk is de agendaplanning. Een goede agendaplanning levert alle betrokken partijen voordeel op.

 

Voordeel voor de patiënt

Patiënten willen graag snel geholpen worden als ze pijn hebben maar willen ook op korte termijn een afspraak kunnen maken voor een controle of een (vervolg) consult. En als ze naar de praktijk komen willen ze graag op tijd worden geholpen. Deze wensen zijn in een op maat gemaakte agenda makkelijk te realiseren omdat er expliciet rekening wordt gehouden met de competenties – en de snelheid van werken van het behandelend team. Ook wordt veel aandacht besteed aan de goede inschatting van de benodigde tijd voor de behandeling bij het doorgeven van afspraken van de behandelkamer naar de receptie. Dit vergroot bijvoorbeeld de mate van voorspelbaarheid van behandelingen waardoor “uitlopen” wordt beperkt.

 

Voordeel voor de receptie

Receptioniste in een tandartspraktijk is geen gemakkelijke functie. Op papier lijkt alles te kloppen maar de realiteit is vaak anders. Patiënten zijn tevreden als er rekening wordt gehouden met wensen voor wat betreft het tijdstip op de dag dat ze kunnen komen. Het team wil graag een gelijkmatige dag waarin ze kunnen werken in een flow en waarin ze niet hoeven hollen of stil staan of erger nog, wanneer ze alleen maar moeten hollen. Verschillend gekleurde blokken in de agenda, het precieze aantal voor elke behandeling afgestemd op de (meetbare) behoefte in de praktijk, kan de receptie hierbij helpen. Het maakt het plannen heel wat makkelijker terwijl ook rekening wordt gehouden met de voorkeuren van patiënten én behandelaar.

 

Voordeel voor de tandarts

Net als in ieder ander beroep zijn er behandelingen die tandartsen heel graag doen en behandelingen die ze minder graag doen. Om elke dag als een “perfecte” dag te ervaren, hebben ze het liefst een ideale mix van eenvoudige – en meer complexe behandelingen. Niet twee endo’s achter elkaar, dagelijks pijnklachten tussendoor of een hele middag controles. Het is allemaal te realiseren in een agenda ontwerp dat hiermee rekening houdt en omdat dat in elke praktijk en voor elke tandarts nu eenmaal anders is, moet dat maatwerk zijn.

 

Voordeel voor de assistentes

Infectiepreventie en aangescherpte eisen met betrekking tot het patiënten dossier maken dat assistentes meer tijd nodig hebben om een kamer op te ruimen en/of klaar te zetten en om een behandeling administratief voor te bereiden en af te ronden. Deze extra tijd vergroot niet alleen de kwaliteit van zorg maar ook de arbeidssatisfactie van het team. Niets werkt zo stress verhogend als tijdsdruk of het gevoel taken niet op de juiste manier uit te kunnen voeren. Een goed agenda ontwerp houdt hiermee rekening door “lucht” in te bouwen. Tenslotte weet toch iedereen wat er gebeurt als we te weinig lucht krijgen!

 

Op 6 oktober start de nieuwe cursus Scheduling by Design.

Meld u nu aan om nog voor het eind van het jaar als tandarts te profiteren van de voordelen van een goede agendaplanning. Voordelen voor het hele team en voordelen die ook uw taak als praktijkmanager makkelijker maken!

 

Agendaplanning en de tandarts/ondernemer

 

Als ik in een volle zaal tandartsen vraag om een hand op te steken als ze ook ondernemer zijn, zie ik niet zo gek veel handen. En dat verbaasd me nog steeds. Of je nu praktijkeigenaar, zzp medewerker of in loondienst bent, het financiële resultaat is afhankelijk van de verrichtingen die worden gedeclareerd. Niet te vergelijken met de rest van het team waarvan het salaris constant en voorspelbaar is en ook niet te vergelijken met vrienden die geen tandarts zijn en vaak een vast salaris, vakantiedagen en –geld krijgen.

Het is dus belangrijk dat je agenda zo effectief mogelijk is gepland. Maar dit is in veel praktijken een probleem.

Het ligt echter niet alleen aan de receptiemedewerkers of balie assistentes dat jouw dag niet lekker loopt. Dat teveel tijd wordt gereserveerd voor eenvoudige verrichtingen of dat er op korte termijn nauwelijks plaats is voor een pijnklacht of een meer complexe behandeling die je graag zou doen.

Het is tenslotte voor hen onmogelijk om de afspraken zo te plannen zoals jij het graag wilt als:

  1. het niet duidelijk is wat jouw doel per dag of maand is.
  2. je niet in staat bent de receptie consequent en duidelijk te instrueren en
  3. je eigenlijk geen idee hebt hoe de agenda je kan helpen om jouw doelen te realiseren.

Als praktijkeigenaar of als ZZP’er ben je niet alleen tandarts maar ook ondernemer van de BV Jij. Wat zijn je wensen, wat wil je bereiken, waar sta je over 5 jaar?

De cursus Scheduling by Design helpt je niet alleen om deze vragen helder te beantwoorden maar laat je ook zien welke rol de agenda hierin speelt. Het resultaat van de cursus is een uniek op maat gemaakt agendaontwerp. Geef je op voor de cursus die start op 6 oktober en profiteer nog dit jaar van de winst die je dit gaat opleveren.

test